Un futuro sin email
En el rincón del email hablamos del futuro de la mensajería, pero, ¿qué sería de nuestro blog sin email? Este es el caso de une empresa de las Vegas. Su director, Hunter Walk ha decidido deshacerse de su sistema de mensajería, no porque no le disguste, si no porque lo considera poco práctico. Pero, ¿a qué se debe esto?
Hoy en día las empresas están ancladas en el uso del correo electrónico, muchas veces de forma errónea o poco práctica. No es que sea necesario cambiar completamente estos hábitos, pero sí que nos adaptemos y evolucionemos. Y esto es precisamente lo que Hunter Walk ha querido hacer en el seno de su empresa. Prohibió el email, y no le ha ido mal del todo…
Para ser más exactos, en realidad no paralizaron el uso del email, continúan utilizándolo para las gestiones externas, y han constatado que los colegas de trabajo reaccionan positivamente a este cambio. Esto se debe a que el email se utiliza a menudo en situaciones en las que no se debería, y en las que no hay necesidad. Esto es lo que han hecho para reemplazarlo:
Interrogar a la gente
El email no debería utilizarse para estar haciendo preguntas. ¿De quién es la responsabilidad de recordarte volver a llamar a un cliente? ¿Cuánto tiempo debería espera para responder a un interlocutor? Se ha creado la mala costumbre de no trabajar hasta que no se han recibido respuestas.
En su empresa, el equipo de Hunter hace las preguntas de forma diferente. Las herramientas utilizadas son diferentes dependiendo de la respuesta que esperes: ¿múltiple?, ¿destinada a varios destinatarios?, ¿decisión a delegar?, ¿bloqueado hasta recibir respuesta? Etc. Veremos estas herramientas a continuación.
Compartir informaciones
El correo electrónico no debería utilizarse para compartir información. Sobre todo si pensamos que podría ser útil en un futuro. El sistema de búsqueda de los buzones de entrada no es del todo óptimo, y algo en principio tan sencillo como encontrar información compartida hace seis meses puede convertirse en un problema rápidamente.
En la empresa americana utilizan herramientas como Hackpad para administrar los documentos, el almacenamiento de datos, obtener feedbacks de la información de parte de una persona o de grupos de ellas. La ventaja de este software es que puedes indicar en el documento los apuntes o notas necesarias.
Reenviar documentos
Tampoco debería utilizarse el correo corporativo para reenviar documentos. Aquí el problema es el « versionning », es decir, nunca sabes si los documentos compartidos por email están actualizados, ni de que versión son, ni las modificaciones realizadas, ni quién las realizó… Para esto, en la empresa de Hunter Walk utilizan Dropbox (o alternativas similares, que las hay y muchas…) para el almacenamiento de archivos, Slack para compartirlos y comentarlos y Trello para remarcar tareas o notas.
Obtener un feedback
Otro punto a corregir es que el correo no debería ser utilizado para solicitar una opinión de algo (un documento, una idea, contenido, estrategia…). Aquí es donde comenzamos a entender la pequeña guerra de Hunter contra el correo electrónico. Rápidamente se convierte en un problema cuando, a la espera de feedback, cada uno va a su aire.
Hackpad, del que hemos hablado un poco más arriba, nos permite compartir y realizar acciones colaborativas a partir de feedbacks recibidos, e incorporarlas directamente en el documento. Es por eso que todo el mundo puede ver los comentarios aportados por cada persona, y de esa manera pueden surgir ideas sorprendentes a partir de pequeños comentarios aportados. Comienza la Inteligencia Colectiva.
Las listas « to do »
El correo no debería utilizarse para realizar listas de quehaceres. Dentro de una empresa, una herramienta como Trello te permite administrar este tipo de listas en diferentes columnas: « En curso », « en espera », « finalizada ». Gracias a esto puedes ver una evolución real de tus proyectos. La ventaja de esta herramienta, es que puedes compartir y adjuntar los documentos a estas tareas a realizar, asignarlas a diferentes personas… Visualiza de forma muy detallada las diferentes etapas y evoluciones del proyecto.
Las notificaciones
En este punto es en el que el correo electrónico se convierte en algo verdaderamente necesario, y por ello en el equipo de Hackpad continúan utilizándolo, y usan además filtros y herramientas de compartición instantánea para optimizar su uso.
Hacer informes
El correo puede utilizarse para hacer informes más “privados” sobre la evolución tu proyecto frente a tus colaboradores externos. Pero… ¿Cuánta información importante se oculta en estas discusiones privadas?
En nuestra empresa americana utilizan Working On, un software que ayuda a compartir la evolución de cada tarea. Este sistema resulta muy alentador, ya que, a través de una especie de calendario, permite a los miembros de una empresa acceder al progreso de los diferentes servicios. Es muy práctico por dos razones: primero podemos activar un aviso cuando una persona comienza un proyecto cuando disponemos de recursos que le pueden ayudar. Por otra parte, ver día a día que los compañeros de trabajo son activos resulta motivador e incita a hacer lo mismo.
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Nadie puede decir si estamos preparados para generalizar este cambio digital. A día de hoy el correo electrónico es un elemento indispensable para los usuarios, lo utilizamos a diario. Tiene esta dimensión asíncrona de la que carecen los chats, y con un poco de organización, es muy tentador gestionar todo por email.
En cambio, en lo concerniente al trabajo colaborativo, se deben dejar de lado ciertas costumbres para mejorar en productividad. Hoy en día existen herramientas muy útiles que no teníamos hace 3 ó 4 años. Pero tened cuidado con las soluciones cloud (Trello, Dropbox, Google docs) y con dónde almacenan sus documentos, ya que puede no ser « profesionalmente » seguro, y sobretodo prestad atención al tipo de contenido que guardáis en cada plataforma, seguro que existen otras soluciones, solo hace falta buscar un poquito…
¡Hasta la semana que viene!
Fuente: medium.com