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Posted by on May 23, 2019 in Non classé | 0 comments

El método “Inbox Zero”: más productividad y menos agobios.

El método “Inbox Zero”: más productividad y menos agobios.

 

¿Recuerdas aquella época en la que junto a tu bandeja de entrada podías leer “(0)”? Parece algo muy lejano, pero algunos no lo han olvidado y han creado toda una corriente sobre cómo reducir el estrés en el trabajo volviendo a esta manera de gestionar el correo. Hoy vamos a hablar sobre cómo mejorar nuestra productividad con la filosofía “Inbox Zero”.

 

El clásico ritual de primera hora en la oficina: acceder a nuestro ordenador, abrir los programas necesarios para el día, hacer un café, abrir nuestro correo y ver el Inbox repleto de los correos que el día anterior no pudimos atender y al que se han unido nuevos amigos a la fiesta: correos promocionales, boletines, antiguas suscripciones, etc.

 

Esta situación produce en muchos usuarios que desde primera hora del día sientan una una cierta ansiedad que puede afectar a la productividad a lo largo del día. ¿Cómo solucionarlo?

 

La filosofía “Inbox Zero”, creada por Merlin Mann escritor y consultor sobre productividad americano, propone que dediquemos el mínimo esfuerzo mental necesario a la bandeja de entrada (Inbox) de nuestro correo, automatizando en lo posible la gestión de los emails que recibamos.

 

Para ello es necesario habituarse a mecanizar y tener muy claro qué tenemos que hacer con cada email.

 

Las diferentes opciones propuestas son: borrar, delegar, actuar, responder o retrasar.

 

Borrar:

 

Suele ser la opción más difícil de llevar a cabo, pero siendo consecuentes, en el 80% de los casos tenemos claro qué emails nunca gestionaremos o ni siquiera leeremos.

En este apartado podemos incluir las newsletters que ya no sean de utilidad y de las cuales deberíamos anular nuestra subscripción.

 

Delegar:

 

En algunos casos recibiremos correos con peticiones o información que nosotros no podamos gestionar o que quizás sean más relevantes para otras personas.

Habituarnos a reenviar estos emails a las personas o departamentos correctos, poniéndonos en copia a nosotros mismos si quisiéramos realizar el seguimiento del mismo, puede agilizar su gestión y evitarnos la carga mental de recordar hacerlo después.

 

Actuar:

 

Muchos de nuestros correos son simplemente recordatorios de acciones o eventos que tendrán lugar y que ocuparán nuestra atención. Si es posible, anotemos esa fecha en nuestro calendario, cumplimentemos el formulario o reservemos la plaza necesaria. Siempre que la gestión lleve 2 minutos o menos, realizarla en el momento nos ayudará a sanear nuestra bandeja de entrada y nos descargará nuestra propia memoria para continuar con nuestras funciones.

 

Responder:

 

¿Cuántos emails podemos contestar en menos de 2 minutos? Si es posible, hagámoslo cuanto antes y, para economizar nuestro tiempo, lo ideal es tras su primera lectura.

 

Posponer:

 

Si hemos descartado todas las demás opciones, bien sea por la importancia del email, bien sea por que nos tomará algo más de tiempo su gestión, deberíamos archivarlo como “pendiente” y continuar con los demás correos. Debemos preestablecer un momento específico de la jornada a gestionar esa carpeta de emails pendientes. Mientras tanto, el correo debe estar cerrado.

 

Siguiendo esta política de gestión, podremos dedicarle el tiempo necesario a cada mensaje en función de su importancia y aumentaremos la productividad en el espacio de trabajo.

 

Por último, otro elemento a tener en cuenta es que no debemos tener nuestro correo permanentemente abierto, de manera que nos interrumpa mientras realizamos otras tareas. Deberemos también eliminar las notificaciones emergentes de nuestro cliente de correo y webmail, así como las de nuestro smartphone.

 

La clave del Inbox Zero es dictar nosotros mismo nuestro ritmo de trabajo y que no sea nuestra bandeja de entrada la que lo controle.

El famoso principio de Pareto del 80/20 se aplica también a nuestro correo; solo el 20% de nuestros correos merecen el 80% de nuestra atención, mientras que los demás son meras distracciones que debemos aprender a gestionar de la forma más eficiente para no acabar sobrepasados por tanta desinformación.

 

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