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Posted by on Sep 2, 2015 in Actualidad, Almacenamiento, Mensajería, Seguridad | 0 comments

El archivado, una copia de segurida de su mensajería

El archivado, una copia de segurida de su mensajería

A menudo oímos hablar del archivado de información y de los riesgos que comporta para una empresa. Cuando el papel todavía dominaba nuestra manera de trabajar, los documentos ocupaban espacio y se almacenaban una vez que habían sido tratados y se cerraba el dosier. En la era digital actual, los documentos se archivan desde su creación, y se va añadiendo información durante todo su ciclo de vida.

Ya que asistimos a un aumento de las necesidades en términos de almacenamiento, hagamos un breve repaso sobre el concepto, su legislación y las soluciones que se ofrecen a los usuarios.

  1. Almacenamiento, archivado, ¿cuál es la diferencia?

Cuidado, porque almacenamiento y archivado no son exactamente lo mismo, su finalidad es completamente diferente.

  • El almacenamiento corresponde al hecho de depositar contenidos electrónicos en un sitio, servir como base para un tratamiento posterior del contenido. Implica una noción de temporalidad. Estos almacenamientos pueden hacerse sobre varios soportes como las llaves USB, pero ya hablaremos sobre esto más adelante.
  • El archivado por su parte se encarga de duplicar contenidos con el objetivo de proteger la información. Crea una copia de seguridad en caso de disfunción de los soportes. El archivado debe garantizar la integridad de los datos durante un periodo a definir.

Poner en marcha una política de archivado en la empresa permite adaptarse a las normativas nacionales e internacionales que definen, dentro del ámbito del correo electrónico, una trazabilidad de los intercambios electrónicos.

De manera breve, debéis distinguir:

  • Almacenamiento = lugar en el que se encuentran los datos sin garantía de restitución a largo plazo.
    Ejemplo: un archivo en un formato especial de un programa informático obsoleto o almacenado en un disquete puede ser inexplotable.
  • Archivado = debe permitir la restitución de un archivo y garantizar su integridad para que pueda ser considerado como una prueba legal en caso de litigio.

Llegados a este punto, resulta interesante conocer los diferentes tipos de archivado.

  1. ¿Qué tipo de archivado elijo?

En lo que concierne al correo electrónico, en general encontramos tres modalidades de archivado con algunas diferencias u opciones.

  • El archivado «económico»

Es el archivado corriente, responde a la necesidad de gestión y reducción de costes debidos al aumento del tráfico de correo electrónico. Con cada día más emails circulando, existe una necesidad de archivado creciente con un coste de almacenamiento económico.

  • El archivado reglamentario

Como su nombre indica, permite estar en conformidad con la normativa en vigor. Permite conservar los mensajes y archivos adjuntos (facturas, nóminas, etc) útiles en caso de control externo. La reglamentación más utilizada hoy en día es la SOX.

  • El archivado probatorio.

El almacenamiento probatorio consiste en un archivado preventivo. La empresa pone en marcha herramientas o programas que, en caso de litigio, permitirán la identificación de la información (facturas, contratos, justificantes bancarios, etc) y dosieres para poder utilizarlos a modo de prueba. Estos archivos no pueden por lo general ser modificados para garantizar su integridad.

  1. ¿Qué dice la ley?

El archivado electrónico de datos se rige por:

  • Las leyes del derecho, en virtud de las cuales los archivos electrónicos pueden tener un valor de prueba, y de la protección de la vida privada, fundamentalmente por medio del “derecho al olvido”.
  • Normas técnicas.
  1. Soporte de archivado

Tanto el almacenamientocomo el archivado pueden hacerse sobre varios soportes.

Encontramos soportes de almacenamiento temporal como las llaves USB, las tarjetas S y micro SD, etc. Pero por regla general el almacenamiento se hace sobre un soporte especializado seguro.

La accesibilidad al contenido electrónico debe ser sencilla, segura, y su contenido debe estar disponible 24/7 a modo de prueba (en caso de obligaciones legales fundamentalmente), o simplemente en caso de información confidencial (documentos médicos o administrativos, por ejemplo).

La duración del archivado no solo varía en función del tipo de contenido, sino también de las necesidades de la empresa. La herramienta que se elija para poner en marcha la política de almacenamiento de la empresa deberá comunicar y compartir las fuentes con otras aplicaciones como por ejemplo la mensajería de empresa.

  1. Soluciones y costes

El archivado depende de varios parámetros: el tamaño de la empresa, su organización, sus necesidades, quién va a gestionar el servicio,… También es importante tener en consideración las necesidades de los usuarios: acceso online, diferido, híbrido, etc. Elegir una solución depende por lo tanto en general del tamaño de la empresa y de su proyecto de archivado. Recurrir a un prestatario externo puede permitir al mismo tiempo prever de manera contractual las evoluciones tecnológicas necesarias y garantizar la seguridad de los datos. Con un contrato de SLA (Service Level Agreement) la empresa se asegura un nivel de servicio que quizás no podría garantizar con su propia infraestructura.

En lo que concierne al correo electrónico, os aconsejamos que tengáis en cuenta algunos elementos a la hora de elegir:

  • El archivado debe incluir el flujo entrante y saliente de la empresa por medio de la mensajería electrónica.
  • El formato de los ficheros debe ser estándar y compatible con otros sistemas, sobre todo en caso de reversibilidad de los datos.
  • La copia de seguridad tradicional se efectúa normalmente en frío (a una hora en concreto) y por consiguiente no se puede considerar como archivado, ya que entre una copia de seguridad y otra pueden producirse numerosas supresiones.
  • La confidencialidad y protección de los datos que se facilitan a los prestatarios.
  • Las obligaciones de información y los consejos del proveedor.

En relación a los precios, resulta bastante difícil estimar el coste de un buen servicio de archivado de mensajería, ya que varía en función del tipo de archivado y su duración.

No obstante, no debemos subestimar este servicio, ya que funciona de manera semejante a la de los seguros: el día en el que se produce un daño grave nos damos cuenta de su utilidad.

Numerosas empresas se han especializado en archivado y ofrecen una gama amplia de soluciones. Entre ellas encontramos por ejemplo Symantec, que ofrece una solución de replicación y de salvaguarda de datos, configurable en función de acuerdos de nivel de servicio sobre numerosos tipos de plataformas y sistemas de explotación (físicas, virtuales y Cloud). También encontramos Alinto Protect, una solución de archivación de emails universal. Independentemente del servicio de correo electrónico de la empresa, se puede elegir la duración del archivado en función de los colaboradores (10 años para el departamento jurídico o un año para los becarios, por ejemplo). Los emails se conservan en una “caja fuerte digital” externalizada, protegida, y además, ¡el servicio de correo se vuelve accesible incluso en caso de incidencia del servidor de correo!

Y aquí terminamos nuestro resumen sobre las soluciones de archivado y almacenamiento. Existen muchas otras soluciones en este ámbito más o menos adecuadas a las necesidades de la empresa, por lo que no olvidéis nuestros consejos.

¡Nos vemos pronto en el Rincón del Email!

Fuentes: Wikipedia, Vimeo

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